Co powinno się znaleźć w umowie elektronicznej?

Zawieranie umów drogą elektroniczną jest z pewnością wygodne – nie musimy ruszać się z domu dla dopełnienia formalności. Ale co powinna zawierać taka umowa, żeby była wiążąca?

• Jak zawrzeć umowę elektroniczną?
• Czym jest bezpieczny podpis elektroniczny?
• Jak oznaczyć datę umowy elektronicznej?
• Umowa elektroniczna – co jeszcze warto wiedzieć?

Jak zawrzeć umowę elektroniczną?

Zgodnie z zasadą swobody umów obowiązującą w polskim ustawodawstwie, mamy prawo wyboru formy zawierania umów. Można to zrobić między innymi w formie elektronicznej. Takie oświadczenie woli – bo tym przecież jest umowa – możemy złożyć w różnoraki sposób, czy to za pośrednictwem poczty e-mail, czy przez przekazanie umowy zapisanej na elektronicznym nośniku informacji, takim jak płyta CD lub pendrive, czy też nawet przez sam wybór opcji na danej stronie internetowej.

Oczywiście jest to kwestia regulowana przez szereg przepisów, dlatego żeby mieć pewność, iż będą one mieć moc prawną, umowy elektroniczne jak licencje czy regulaminy warto tworzyć we współpracy z prawnikiem (InformaticaLegis.com). Co powinna zawierać taka umowa?

Czym jest bezpieczny podpis elektroniczny?

By umowa zachowała formę pisemną czynności prawnej, minimalnym wymogiem jest własnoręczny podpis. Zgodnie z artykułem 78 Kodeksu cywilnego sama treść umowy może być spisana w dowolny sposób, na przykład na komputerze, jednak podpis jest tą jej częścią, od której wymaga się, by była napisana własnoręcznie.

Jednak w przypadku umowy elektronicznej nie sposób przecież zamieścić własnoręcznego podpisu. Co więc należy zrobić w takim przypadku? Czy taka umowa w świetle prawa będzie nieważna? Otóż nie. Jeśli chodzi o umowy elektroniczne, prawo daje nam możliwość korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Jest to odpowiednio przetworzony zbiór danych, potwierdzających tożsamość prywatnego użytkownika lub innego podmiotu. W Polsce funkcjonują dwa typy podpisu elektronicznego – zwykły, czyli potwierdzony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego, oraz bezpieczny z certyfikatem kwalifikowanym.

W myśl artykułu 5 ustawy o podpisie elektronicznym podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym powoduje identyczne skutki jak złożenie podpisu własnoręcznego. Jeśli się nim posłużymy, forma pisemna czynności prawnej zostanie więc zachowana.

By móc korzystać z bezpiecznego podpisu elektronicznego, trzeba go kupić. A jest to niemały wydatek, ponieważ trzeba nie tylko zakupić certyfikat, ale również dysponować odpowiednim oprogramowaniem oraz kartą kryptograficzną i dostosowanym do niej czytnikiem. Za cały komplet zapłacimy od 200 do ponad 300 zł, a dodatkowo certyfikat wymaga corocznego odnawiania. Za każdym kolejnym razem musimy nastawić się na koszt w okolicach 100 zł.

Elektroniczna umowa może być pozbawiona bezpiecznego podpisu elektronicznego – zamiast niego można się posłużyć podpisem z certyfikatem niekwalifikowanym. Jest to prawnie dopuszczalna forma uzewnętrznienia swojej woli, nie będzie jednak spełniać wymogu zachowania zwykłej formy prawnej dla umowy.

Jak oznaczyć datę umowy elektronicznej?

Wymiana oraz przechowywanie elektronicznych dokumentów często wymagają wiarygodnego potwierdzenia, że dany dokument istniał już w jakimś konkretnym momencie. W przypadku umów w postaci papierowej nie jest to problem, ale co z umowami elektronicznymi?

W tym wypadku można skorzystać z opcji znakowania czasem. Polega ona na tym, że przy użyciu metod kryptograficznych zostaje wygenerowane elektroniczne potwierdzenie wiążące dokument z datą.

Umowa elektroniczna – co jeszcze warto wiedzieć?

Jeżeli zawieramy umowę przez e-mail, ważną kwestią jest określenie momentu jej zawarcia, bo to właśnie od tej chwili strony będą zobowiązane do jej wykonania. W świetle prawa dochodzi do niego w chwili, gdy umowa została wprowadzona do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że osoba, której złożono umowę, mogła zapoznać się z jej treścią.

W przypadku wysłania umowy przez elektroniczny środek komunikacji, ważna więc jest chwila wysłania, a odbiorca powinien mieć możliwość zapoznać się z przesłanym dokumentem. Warunek ten nie zostanie spełniony, jeżeli na przykład wyślemy plik w niestandardowym formacie i odbiorca nie będzie mógł go otworzyć.