Zawieranie umów drogą elektroniczną jest z pewnością wygodne – nie musimy ruszać się z domu dla dopełnienia formalności. Ale co powinna zawierać taka umowa, żeby była wiążąca?
- Zawarcie umowy drogą elektroniczną
- Podpis elektroniczny – certyfikat kwalifikowany
- Znakowanie czasem – daty dokumentu
- Moment zawarcia umowy przez e-mail
Zawarcie umowy drogą elektroniczną
Zgodnie z zasadą swobody umów obowiązującą w polskim ustawodawstwie, mamy prawo wyboru formy zawierania umów. Można to zrobić między innymi w formie elektronicznej. Takie oświadczenie woli – bo tym przecież jest umowa – możemy złożyć w różnoraki sposób, czy to za pośrednictwem poczty e-mail, czy przez przekazanie umowy zapisanej na elektronicznym nośniku informacji, takim jak płyta CD lub pendrive, czy też nawet przez sam wybór opcji na danej stronie internetowej.
Oczywiście jest to kwestia regulowana przez szereg przepisów, dlatego żeby mieć pewność, iż będą one mieć moc prawną, umowy elektroniczne jak licencje czy regulaminy warto tworzyć we współpracy z prawnikiem (InformaticaLegis.com). Każdy dokument tego typu musi zawierać konkretne elementy identyfikujące strony oraz przedmiot zobowiązania, a także spełniać wymogi techniczne pozwalające na jego późniejsze weryfikowanie.
W praktyce istotne jest także określenie, jaki kanał komunikacji został użyty do przekazania oświadczenia woli. Umowa przesłana mailem podlega innym regułom dowodzenia niż dokument złożony na nośniku fizycznym. Istotna różnica polega również na tym, że w przypadku elektronicznego przekazu musimy być w stanie wykazać nie tylko fakt wysłania dokumentu, ale też możliwość zapoznania się z nim przez odbiorcę.
Podpis elektroniczny – certyfikat kwalifikowany
By umowa zachowała formę pisemną czynności prawnej, minimalnym wymogiem jest własnoręczny podpis. Zgodnie z artykułem 78 Kodeksu cywilnego sama treść umowy może być spisana w dowolny sposób, na przykład na komputerze, jednak podpis jest tą jej częścią, od której wymaga się, by była napisana własnoręcznie.
Jednak w przypadku umowy elektronicznej nie sposób przecież zamieścić własnoręcznego podpisu. Co więc należy zrobić w takim przypadku? Czy taka umowa w świetle prawa będzie nieważna? Otóż nie. Jeśli chodzi o umowy elektroniczne, prawo daje nam możliwość korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Jest to odpowiednio przetworzony zbiór danych, potwierdzających tożsamość prywatnego użytkownika lub innego podmiotu. W Polsce funkcjonują dwa typy podpisu elektronicznego – zwykły, czyli potwierdzony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego, oraz bezpieczny z certyfikatem kwalifikowanym.
W myśl artykułu 5 ustawy o podpisie elektronicznym podpisanie dokumentu podpisem elektronicznym powoduje identyczne skutki jak złożenie podpisu własnoręcznego. Jeśli się nim posłużymy, forma pisemna czynności prawnej zostanie więc zachowana.
Koszty nabycia podpisu kwalifikowanego
By móc korzystać z bezpiecznego podpisu elektronicznego, trzeba go kupić. A jest to niemały wydatek, ponieważ trzeba nie tylko zakupić certyfikat, ale również dysponować odpowiednim oprogramowaniem oraz kartą kryptograficzną i dostosowanym do niej czytnikiem. Za cały komplet zapłacimy od 200 do ponad 300 zł, a dodatkowo certyfikat wymaga corocznego odnawiania. Za każdym kolejnym razem musimy nastawić się na koszt w okolicach 100 zł.
Elektroniczna umowa może być pozbawiona bezpiecznego podpisu elektronicznego – zamiast niego można się posłużyć podpisem z certyfikatem niekwalifikowanym. Jest to prawnie dopuszczalna forma uzewnętrznienia swojej woli, nie będzie jednak spełniać wymogu zachowania zwykłej formy prawnej dla umowy. Oznacza to, że w przypadku sporu sądowego taka umowa będzie miała mniejszą moc dowodową – przeciwnik będzie mógł kwestionować autentyczność podpisu.
Różnice między certyfikatem kwalifikowanym a niekwalifikowanym
Podstawowa różnica polega na sposobie weryfikacji tożsamości osoby składającej podpis. Certyfikat kwalifikowany wydawany jest przez zaufaną jednostkę certyfikującą, wpisaną na listę prowadzoną przez Narodowy Bank Polski. Proces weryfikacji wymaga osobistego stawiennictwa wnioskodawcy oraz przedłożenia dokumentów tożsamości. W przypadku certyfikatu niekwalifikowanego weryfikacja odbywa się w uproszczony sposób, często zdalnie, co sprawia, że jego moc dowodowa jest słabsza.
Znakowanie czasem – daty dokumentu
Wymiana oraz przechowywanie elektronicznych dokumentów często wymagają wiarygodnego potwierdzenia, że dany dokument istniał już w jakimś konkretnym momencie. W przypadku umów w postaci papierowej nie jest to problem, ale co z umowami elektronicznymi?
W tym wypadku można skorzystać z opcji znakowania czasem. Polega ona na tym, że przy użyciu metod kryptograficznych zostaje wygenerowane elektroniczne potwierdzenie wiążące dokument z datą. Znacznik czasu nadawany jest przez zewnętrzny podmiot – kwalifikowanego dostawcę usług zaufania – który potwierdza, że dany plik istniał w systemie informatycznym w określonym momencie.
Zastosowanie znakowania czasem w praktyce
Znacznik czasu ma szczególne zastosowanie w sytuacjach, gdy ważna jest kolejność składania oświadczeń woli lub gdy obowiązują ustawowe terminy – na przykład przy składaniu ofert w przetargach publicznych czy przy zawiadamianiu kontrahentów o rozwiązaniu umowy. W takich przypadkach sama data systemowa komputera nie jest wystarczająca, ponieważ może być łatwo zmanipulowana. Niezależny znacznik czasu stanowi obiektywny dowód, którego wiarygodność jest zabezpieczona kryptograficznie.
Moment zawarcia umowy przez e-mail
Jeżeli zawieramy umowę przez e-mail, ważną kwestią jest określenie momentu jej zawarcia, bo to właśnie od tej chwili strony będą zobowiązane do jej wykonania. W świetle prawa dochodzi do niego w chwili, gdy umowa została wprowadzona do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że osoba, której złożono umowę, mogła zapoznać się z jej treścią.
W przypadku wysłania umowy przez elektroniczny środek komunikacji, ważna więc jest chwila wysłania, a odbiorca powinien mieć możliwość zapoznać się z przesłanym dokumentem. Warunek ten nie zostanie spełniony, jeżeli na przykład wyślemy plik w niestandardowym formacie i odbiorca nie będzie mógł go otworzyć.
Techniczna dostępność treści umowy
Praktyka pokazuje, że problemy z odczytem załączników są częstsze, niż mogłoby się wydawać. Dokumenty zapisane w formatach wymagających płatnego oprogramowania (np. specjalistyczne programy CAD, rzadkie formaty graficzne) mogą być nieczytelne dla odbiorcy. Podobnie jest z plikami zabezpieczonymi hasłem, jeśli hasło nie zostało przekazane w osobnej wiadomości. W takich sytuacjach umowa nie zostanie uznana za zawartą, mimo że wiadomość dotarła do skrzynki odbiorczej.
Potwierdzenie otrzymania wiadomości
Warto również zwrócić uwagę na mechanizmy potwierdzania odbioru wiadomości e-mail. Standardowe potwierdzenie doręczenia (delivery receipt) informuje jedynie o tym, że wiadomość dotarła na serwer pocztowy odbiorcy, nie oznacza jednak, że została przez niego otwarta i odczytana. Potwierdzenie odczytu (read receipt) jest bardziej miarodajne, jednak odbiorca może odmówić jego wysłania. Dlatego w przypadku zawierania umów o znacznej wartości warto stosować profesjonalne platformy do obiegu dokumentów, które rejestrują każdy krok procesu i generują niezaprzeczalne dowody doręczenia oraz zapoznania się z treścią.
brak komentarzy